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Vos archives sont-elles à l’abri de l’eau ?

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L’eau est source de vie, mais peut également être source d’ennuis…

 

Nul besoin de vous le rappeler. Quelques bris de tuyaux, le déclenchement de gicleurs et les joints de conduites d’eau qui lâchent suffisent à causer beaucoup de dommages à des archives papier. Et comme les précieux documents reposent la plupart de temps au dernier sous-sol, ils sont souvent placés directement sous de nombreuses conduites d’eau. L’eau obéit alors à la loi de la gravité, passe à travers plusieurs étages, puis atteint celui des archives.

Lorsque les archives sont entreposées dans des boîtes de carton plutôt que des structures fixes, les dommages sont encore plus importants. Les boîtes qui ornent le sol baignent dans l’eau qui s’accumule et elles s’amollissent sans pitié. Elles cèdent alors sous le poids des consœurs empilées qui plongent directement dans un mélange d’eau, de poussière.

Au moment du traitement de la déclaration, les entreprises nous disent souvent que les dossiers contenus dans les boîtes d’archives ne sont pas numérisés et qu’ils sont consultés de temps à autre. Or, faire le tri de ces dossiers pour déterminer ceux qui ne sont plus utiles serait plus coûteux que de traiter toutes lesarchives imbibées.                         

Et tous les dossiers comportant un taux élevé d’humidité doivent être congelés, déshydratés, puis reclassés, ce qui représente des coûts importants.

Pour minimiser les risques, on recommande de ne pas entreposer les archives dans les sous-sols. Qu’elles y soient ou non, les archives doivent être surélevées du sol d’au moins 15 cm. De plus, les boîtes d’archives ne devraient pas être empilées une par-dessus l’autre, mais plutôt rangées dans une structure rigide qui ne craint pas l’accumulation d’eau. Une toile imperméable devrait recouvrir et protéger le tout. Enfin, il est préférable de ne pas entreposer les boîtes sous des conduites d’eau.

Nous sommes conscients que certaines recommandations, dont celle de surélever les archives, n’offrent pas vraiment une garantie

imperméable ! En effet, l’eau peut jaillir de conduites principales d’alimentation des gicleurs pendant de très longues minutes. Le joint d’une conduite peut aussi céder sous l’effet de la rouille des tiges de retenue.

Résultat : plusieurs pieds d’eau peuvent s’accumuler en un temps record dans la pièce où les archives sont entreposées.

Pour discuter de vos besoins en assurance et en gestion de risques, nous vous invitons à communiquer avec votre gestionnaire de portefeuille chez Vézina. Il pourra analyser votre  situation et vous faire des recommandations avisées à ce sujet.

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